Gjør de sårbare prosessene mindre sårbare ved å automatisere
Hva skjer hvis noen plutselig glemmer å kjøre en rutine? Eller gjør noe de ikke skulle ha gjort? Det kan i verste fall resultere i tapte inntekter, pluss utgifter for å rydde opp i etterkant. Særlig økonomirutiner som kravkjøring, innlesing og sending av bankfiler er kritiske
I disse dager er vi mange som har fått beskjed om å lære oss oppgaver og rutiner vi ikke jobber med til vanlig. Vi har verken den samme kompetansen eller fokuset som de vi skal være back-up for, men vi tar imot rutinebeskrivelser og opplæring, og håper på det beste.
Forhåpentligvis holder alle seg friske, og kriseplanen må aldri iverksettes. Men plutselig skjer det som ikke skal skje – noen blir syke – og vi må trå til på områder der vi er på gyngende grunn.
Det kan gå bra. Men dersom økonomirutinene hadde vært automatisert, hadde vi hatt én bekymring mindre.
I Winorg er det mulig å automatisere økonomirutiner. For eksempel kan innlesing og sending av økonomifiler settes opp til å gå helt av seg selv. Man får automatisk hentet ned alle filer på en sikker måte, og fjerner risikoen for at filer fra bank, Teller eller Nets blir glemt. Bunker blir opprettet, AvtaleGiro-avtaler blir aktivert, og endringer på eFakturaer blir oppdatert. Hele tiden har du full kontroll og kan følge med på hva som er lest inn.
Hvis det skulle oppstå avvik, blir du varslet på e-post. De faste kravene fyker ut, uten at noen behøver å trykke på start-knappen.
Automatisering reduserer risiko. Risiko for å glemme. Risiko for å gjøre feil. Risiko for å tape inntekter. Men også etter at denne spesielle tiden er over – når vi alle er tilbake på kontoret – kan automatisering gi gevinster. Man får frigjort tid og ressurser i en allerede hektisk hverdag til å gjøre andre oppgaver. Nøkkelpersoner slipper å logge seg på i ferien fordi ingen andre kan rutinene. Eller de slipper å bruke tid på å holde opplæring av andre ved like.
Med automatisering på plass er organisasjonen din mindre sårbar. Det er spesielt viktig akkurat nå, men den positive effekten av automatisering vil dere merke også etter at krisen man står i nå er over.
