3 tydelige gevinster med prosessanalyse

Prosessanalyse er bare et rammeverk for at organisasjonen kan få snakket gjennom hva de egentlig gjør og hvordan de jobber. Som regel er det organisasjonen selv som har de gode ideene til forbedringer og det er alltid inspirerende og lærerikt å være med på å fasilitere alle disse små og store oppdagelsene.

Vi i Winorg utfordrer også til forenkling av alle prosesser ved bruk av økt digitalisering og automatisering. Det kan være at man alltid skriver ut noe og setter i en perm, men så innser man i løpet av gjennomgangen at det er ingen som bruker innholdet i disse permene så da kan man kanskje slutte med det. Eller at man alltid godkjenner alle nye medlemmer manuelt selv om man aldri sier nei til at noen kan bli medlem, så da kan det kanskje automatiseres.

Det er ikke bare ved implementering av nytt system det kan være nyttig å gjøre prosessanalyser. Vi vil anbefale organisasjoner å også gjøre det på ulike arbeidsområder med jevne mellomrom. Vår erfaring er at det alltid er muligheter for forbedringer og forenklinger dersom organisasjonen tar seg tid til prosessanalyser

Sammen får vi satt i gang starten på en endringsreise som vil føre til små og store gevinster for organisasjonen fremover.

Erfaringen vår er at det primært er 3 tydelige gevinster med prosessanalyse

Tid til og forankring av endring

Hverdagen er ofte hektisk for de som jobber i organisasjoner. Alle organisasjoner vi snakker med har tydelige ønsker om å forbedre arbeidsprosessene, men få tar seg tid til å jobbe med det systematisk og finne de riktige anledningene for å gjøre det.

Et systembytte kan være en ypperlig anledning for å sette av tid til å snakke sammen og sette tydelige mål sammen. Vår erfaring er at jo flere som er med på prosessgjennomgangene jo bedre er det. Da får hele organisasjonen, både leder og medarbeider, tid til å snakke seg gjennom arbeidsprosessene og modnes i at det skal skje endringer innenfor områdene som gjennomgås.

God forankring og tid til endring er nøkkelord for vellykket implementering av en ny løsning som for mange i organisasjonen innebærer en helt ny hverdag.

Felles forståelse for helheten

En annen viktig effekt av å snakke seg gjennom alle arbeidsprosesser er at flere i organisasjonen får bedre forståelse og innsikt i alle oppgavene som gjøres.

Vi opplever jevnlig at når vi sitter og prater rundt bordet så er det mange som får aha-opplevelser over alt som faktisk utrettes og gjøres. Det at alle som er med på prosessanalysen får mulighet til å få oversikt over hele arbeidsprosessen og ikke bare sin egen brikke fører til større forståelse for hva man totalt sett er en del av og også økt respekt for andres bidrag i prosessene.

En slik felles forståelse er viktig når resten av prosjektgjennomføringen skal planlegges siden man da sikrer å ta hensyn til alle stegene og ikke glemme noen fordi man mangler oversikt.

Prioritert forbedringsliste

Den siste, men svært viktige gevinsten ved prosessanalyse er at organisasjonen prioriterer de ulike arbeidsprosessene og forbedringene opp mot hverandre.

Sammen med organisasjonen blir vi enige om hva som er avgjørende viktig å løse først i nytt system og hvor man kan hente ut størst gevinst først. Det å sikre at deltakerne i prosjektet og ellers i organisasjonen opplever høy effekt ganske umiddelbart etter driftsstart bidrar til å motivere og jobbe videre også etter dato for oppstart av nytt system.

Det er viktig at dato for driftsstart ikke oppleves som sluttstreken på prosjektet, men som startstreken på arbeidet med å hente ut gevinstene som et systembytte faktisk gir.

Det vil alltid gi forbedringer ved å bare bytte system uten en strukturert prosessanalyse. Men vi mener det er en større sannsynlighet for at disse forbedringene blir enda bedre og gir enda større gevinst dersom man jobber planlagt og strukturert med å innføre de, noe man får til ved å gjennomføre en prosessanalyse helt i starten.